用分类汇总进行批量分类打印

在工作中有时需要对工作表中的数据进行分类打印，例如下图为一次考试的成绩总表，其中包含多个班级，现在需要按班级分类打印，即将每个班级的数据分别打印到一页或多页纸上，而不包括其他班级的数据。如果先对班级逐一进行筛选然后打印，如先筛选“1班”后打印；再筛选“2班”后打印……在班级较多的情况下将十分繁琐。遇到这种情况，可以用VBA代码、分类汇总及数据透视表等方法来实现快速批量打印。使用数据透视表的方法见本站《用数据透视表进行批量分类打印》一文，本文以下图数据和Excel 2013为例，介绍用分类汇总实现排量分类打印的方法。
      
    1.对需要分类打印的字段进行排序，如本例中的“班级”。
    2.进行“分类汇总”。选项数据区域中的某个单元格，在“数据”选项卡的“分级显示”组中单击“分类汇总”，弹出“分类汇总”对话框。将“分类字段”设置为需要分类的字段，本例为“班级”，“汇总方式”选择“计数”，如果数据都为文本，“汇总方式”会自动设置为“计数”，最后勾选“每组数据分页”。表
       
    3.单击“确定”。这时Excel会自动按所选择的字段对数据进行分页，同时会在表格的左侧添加分级显示符号并插入“计数”行。
     
    在打印时，“计数”行会显示在每种类别的末尾。要在打印时不显示“计数”行和“总计数”行，可用下面的两个方法：
    方法一：按Ctrl+F打开“查找和替换”对话框，输入“计数”，查找所有包含“计数”的单元格，然后按Ctrl+A选择这些单元格，关闭“查找和替换”对话框，在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“格式→隐藏和取消隐藏→隐藏行”，或按快捷键“Ctrl+9”，将所有包含“计数”的单元格所在行全部隐藏。
    方法二：对“班级”字段进行筛选，将“计数”行筛选出来后删除全部“计数”行和“总计数”行。
    4.设置打印标题。单击“页面布局→打印标题”，在对话框中设置顶端标题行，让每页的第一行显示为标题行，之后即可进行打印。
    5.删除“分类汇总”。打印完毕后在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”删除分类汇总。