如何快速搞定一份看起来还不错的PPT？

                               

               

       

        编者按：纸面功夫30%、素材收集30%、软件制作20%，今天这篇是阿里巴巴的资深交互设计师@Heidixie 在内部分享的干货：如何快速搞定一份看起来还不错的PPT?重在帮你摆脱工具，直击PPT「沟通传达」的本质。
        命题定义
        一、确实是快速
        比如，和周边人对比，看起来速度是别人的三分之一或更少，比如一天搞定业务规划PPT。
        二、质量还不错
        别人认为还不错：观感思路清晰，视觉美观大方，可做为模版传播，或讲完后，经常有人来索要说要学习观照。
        我自己认为也不错，比如我个人非常强调内容的逻辑性，而不是分页视图(每一页看似不错，但是整体没思路)，我个人非常不喜欢形式大于内容，比如是否充满了大量无意义的装饰。我个人非常强调PPT的适用性，也就是面向不同的用户的不同的组装。
        要符合以上前提下，我们来讲讲所谓的“如何提速”，希望对你有所帮助。
        我的经验
        先看一张图，这是大多数情况下我的PPT创作套路，可能大部分看到的是中间短短的1~2天。

       

        比如，在去年7月份的时候，接到要做两个课件的任务，和我在做的项目有关系，是要做，但是当时一周工作已经排满，且内心有点小抵触(彼时，各种文档已经让我写疯了)。
        所以，当发现截止日期是下周二后，我就基本按兵不动。到了本周四，我开始有点压力了，因为我不想把周末两天耗到写PPT上。所以就定了2个小时的大块时间，拿了几张白纸和即时贴，关到一个会议室，密集进行头脑风暴，把围绕目标的各种我能想到的内容、结构的可能性都抛出来，贴到纸面上，然后，进行结构化梳理。当我走出会议室的时候，即便还有一定的不解之处，但是已经没有那么紧张了。
        周五，碎片时间开始找素材，搜素材。
        周六一天，去公司没人的地方加个班，一天搞出以下两套完整课件。
        之后发出来，我的主管还不可思议，因为在上周，她基本上没看我把时间花到这个课件上，好像一下子就变出来了。所以她还忍不住回复邮件说：“我不得不说，这么短的时间，这个课件制作得实在太强悍了!!”。
        我内心只有“呵呵”二字。因为只有我知道，这绝对不可能在1天搞定，只是说：80%的功夫在纸面，20%的功夫在工具。
        具体指南
        阶段一、纸面功夫(在整个周期里，大概占比30%)
        要点：
        (方向)确认演示文档的目标和受众
        (发散)可能性探索
        (收拢)结构化梳理
        (舞台)分页设计
        再三强调：关上电脑关上电脑关上电脑。但是，事无绝对，你也可以尝试在开始第2点前，使用和你的主题有关的关键词在网络上进行一些“漫游”，检索，快速阅读，以便于稍后你关上电脑时，脑子已经被激活了很多可能性。但是基本上这几点，都和软件没啥关系。
        第1点：毋庸置疑是最关键，有时也会被忽略的，其实这个问题只能时常提醒自己，比如做一份文档前，提醒自己看看以下矩阵图。

       

        第2点：为多谋。
        一定先不要迅速制作，而是进行头脑风暴，把各种和这个主题相关的内容，进行一个探索。做这一点时，我会习惯性，用白纸和即时贴、笔三个工具，加一段没人打扰的时间(最少2个小时)，把即时通讯工具签名设置成“勿扰”或直接下线，然后告诉你的同事你要闭关一会。然后，把你的主题写到一张白纸上，把你能想到的内容，先不管它们的关系是否重合，是否有层次，或者是否合适，这些“内容”有的是问题、有的是答案，有的只是素材，都无妨，都写到即时贴上，然后贴到白纸上。
        之所以用即时贴，是因为方便，可以随时变换位置，如果直接写到白纸上，则调整起来很麻烦了。
        尽量不要放过任何一个突然出现的“灵感”，除非你就是想做一份寻常的毫无新意的PPT，否则给自己的探索时间尽量多一些。
        第3点：则是善断。
        发散到一定地步，该收收了。对已有的可能性进行分类、整理，这里包含了合并同类项，去除一些无关紧要的，或者建立逻辑层次关系。之后，形成了一个较为完成的呈现结构的框架了。
        从第2点到第3点，体现在纸面上就是一个从无关系发散到有体系梳理的过程。

       

        第4点：很奇怪是不?为软件还对思考有负面的作用，做演示的软件PPT或者Keynote，都是帮你分隔好了有相同地位的一页一页的，而人的思考是连续的，是有逻辑的，每一个页面的地位并一样的，有的是引导页，在汇报时它只是快速掠过，有的页面只是中场互动休息，前提是为下一页的内容做好铺垫。如果你没有一个已经成体系的思路，直接打开PPT去做的话，你的思路也会被打断掉，尤其是又耽于细节，在一个单页上花费太多心思后。所以，试着在一张A4的纸上，画上PPT的格子，一页可以做6格，然后每一格，当成一个演示页面，标明你的主题，甚至勾勒出内容框架。
        我之前买过MUJI的一个笔记本，但是后来断货后，就直接打印到A4的白纸上一些格子，也是非常好用。

       

        阶段二、素材搜集和准备(在整个周期里，大概占比30%)
        要点：
        搜集可能用到的素材
        素材的优化设计
        这个阶段，可以用大量的碎片化时间完成，因为即使被打断也影响不了大局。
        此阶段提效的关键之一在于阶段一的限定，使我们不必盲目地去打捞素材而是更加针对寻找。
        阶段提效的关键之二在于你平时是否善于搜集、整理常用的配图、故事、数据，如果是，恭喜你，你可以大大减少重复性劳动。而我在这个环节也是比较高效的，如果你看过《高效的信息搜集及整理术》那篇文章后。
        阶段三、软件制作(在整个周期里，大概占比20%)
        要点：
        愉悦的开始很重要：确定色调和风格
        目录页、引导页、内容页的设计
        制作制作制作
        当开始在软件上制做时，有的人习惯先不管任何形式，而是把内容都搞上去再说，最后再集中做排版、配图等工作，这诚然会加快写PPT的速度。
        但是我个人却不喜欢这种做法。原因是：不够愉悦。而且实际上，会影响后续的效率：因为你总是忍不住想要去排个版，配个色，而当之后你再看的时候，发现配色紊乱。
        1、色调和风格
        一般我喜欢扁平化的风格，足够简单。这块要贴合你做PPT的受众和目标，如果如你做的是《中国书法鉴赏》，那么可以选择一些古风风格，比如背景选一张书法背景的等。若你做的是幼儿教材，则颜色更加鲜活等，重金属风格的音乐流派介绍自然无法选择以下小清新风格，是吧?

       

        确定好色盘后，确定你的颜色不要再出现色盘之外的颜色了……和女人的衣橱是一个道理。
        2、目录结构设计
        一级目录不超过7个,尽量控制在3~7个以内，每一级目录下面的子目录不用放到目录页，但是属于目录的要点，最好控制到3个左右。
        3、目录页、引导页的设计
        所谓引导页，目的是在一章结束，下一章开始前，让听众有喘息的空间，也给演讲人一个互动的机会。我喜欢把目录页和引导页做到一起。

       

        此阶段的提效，在于你平时是否提升自己的复用性，让常用的素材能够手到拈来。比如，我平时会专门建几个Keynote文档，其中一个是《某某项目常用配图》，除了自己用，也可以分享给其他成员。
        阶段四、纸面复盘和软件调整(在整个周期里，大概占比20%)
        最后，将成型的电子版，打印出来，记得千万不要一页一页打印，而是一页打印6页幻灯片的模式，不仅仅为了环保，而是复盘时能够保障思路的连贯性。

       

        然后我建议你，拿着纸面复盘文档，再次找个不被打扰的时间整体和自己演练一次，说不定，说出来的时候，也能够发现一些可以继续优化的地方。
        当然，以上的完成只是你个人交付的完成，不代表最终，你还得有一些和他人的讨论和确认，比如汇报类的，得先和主管看一轮，吸纳建议，调整，再讨论，直到可以交付等。