教你用Excel 2007做独特的报表

教你用Excel 2007做独特的报表

                                                                                               
                    如果你正在使用Excel 2007，那么制作一张"有声有色"的报表则非常轻松！如下图所示，笔者将结合一个实例来进行讲解。

　　

　　上图是一单位的成本报表，数据烦琐枯燥，且批次间差别很小，一旦输入错误查找起来非常困难。如果报表能够自动读出来，不但核对方便，也可大大提高输入的准确率；另外，主管部门主要关注的是成本是否超过了80，如果超过80的批次能够自动变色，该报表的可读性将大大提高！事实上，图1所展示的报表就具备了这两项功能。
如何有声

　　对于经常用Excel编制报表的朋友来说，核对是一项枯燥而烦琐的事，针对这种情况，Excel 2007集成了语音校对功能，它可以让我们看原来纸张上的数据，再与Excel的语音功能读出的内容进行校核，非常方便。

　　

添加表格声音

　　1、在Excel 2007的主界面中，右击功能标签，执行"自定义快速访问工具栏"命令。

　　2、切换到"自定义"标签，将"从下列位置选择命令"设置为"不在命令区中的命令"。

　　3、在下拉列表中找到并双击"按Enter开始朗读单元格"一项，将其添加到快速访问工具栏中，如图2所示。

　　4、点击"确定"按钮，完成语音校对功能的设置。

　　等上述设置全部完成之后，我们就可以体会到语音校对的威力了。它的启动非常简单，只要我们点击快速访问栏中的"语音校对"按钮即可。而伴随着语音校对的启动，我们只要在单元格中输入相应数据，并击打回车，系统便会自动将其读出。这样，当我们再核对数据时出错的机率也就随之大大降低了。需要提示的是，Excel的语音核对功能只对2000以上及XP版本才具有！
如何有色

　　让超过上限的数据自动变色，在Excel 2007中制作这样的报表是非常简单的，只需你按以下步骤来做：

　　

自动根据数据，显示不同颜色

　　1、在"开始"彩单下选"条件格式"中的管理规则；在"新建格式"的界面中选"只为包含以下内容的单元格设计格式"；

　　2、依次选"单元格值"、"大于或等于"，并输入80；

　　3、再点"字体"中选择合适的颜色，如红色；然后再按上述的方法依次在"合计"一列中操作。

　　这样一批数据在不同范围下以不同格式显示的效果就表现出来了，不仅色彩分明，而且数据结果可读性也强。

　　看过之后是不是觉得很简单啊，其实，工作本来就是难了不会，会了不难。工作有什么困难可及时到软件频道看看，没准真就有个小技巧让你事半功倍呢！