Office自动更正：用数字代替常用文本的输入，解放你的双手

                        在日常大量数据处理中，经常会遇到重复输入不同的文本内容，与数字输入相比较，文本的输入较为耗时，怎么实现用数字替代所需要输入的文本，减少手指敲击键盘次数?
        先举例说明一下要实现的表格，简单模拟几个数据如下，图1的地区名称较多，想没想过用一个简单的数字替代这些名称的输入?

       

        图1

        图2的等级分为好多类，想没想过用一个简单的数字替代这些等级的输入?

       

        图2

        有人会说可以用“数据有效性”做下拉列表选择。“数据有效性”是一种方法，但是只限于EXCEL文件选定的区域，而用自动替换功能能够涵盖所有的OFFICE文件。
        本文以EXCEL 2007为例，同样适用于WORD、PPT等软件。
        操作步骤：
        1、点击excel开始菜单

       

        2、点击菜单下的“excel选项”按钮
        excel2010、excel2013和excel2016版本对应的是“文件”---“选项”

       

        3、点击“校对”按钮下的“自动更正选项”

       

        4、完成数据校对的输入,例如：输入：001替代华中,002替代华东，以此类推

       

        5、输入标签后点击“添加”—“确认”按钮完成操作。

       

        6、大功告成!在今后的输入中，只要输入数字代码就会自动替换为文本内容，减少键盘敲击次数，提高工作效率。

       

        特别提醒
        如下图的“键入时自动替换”，默认的是前边勾选，键入自动替换，如果暂时想取消可以在前边的方框中取消勾选